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4 errores comunes en operaciones logísticas que debes evitar
Descubre algunos de los errores más comunes al realizar operaciones logísticas, date cuenta si los estás cometiendo y haz algo al respecto. En caso contrario podrían traer consecuencias negativas al rendimiento de tu empresa.
Muchos directores se han preguntado por qué la rentabilidad de su empresa no aumenta o se enfrentan a una pérdida de clientes que no comprenden. Esta vez hablaremos sobre los errores que suelen ser la causa de estos graves inconvenientes.
Al realizar la planeación de la operación logística de toda tu cadena de suministro, podrías determinar que todo va a salir a la perfección, ahora que todo está en papel. Pero cuando ejecutas esa planeación, tal vez no todo resulte como tú quisieras. Quizás podrías decir “nadie es perfecto”. Lamentamos decirte que no es así, en cuestión de un proceso logístico, debes minimizar los errores lo más que se pueda, es decir, tratar de llegar a la perfección. ¿Esto es posible? Aunque no lo creas, la mayoría de las veces sí.
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Existen sucesos que no puedes controlar, como el clima, que tal vez pueda retrasar la entrega de tu producto, o la ponchadura de una llanta de tus camiones. Estamos totalmente conscientes de que no puedes controlar absolutamente todo; lo que sí puedes hacer es prevenirlo. ¿Cómo?
En el caso del clima, estar al tanto de todos los pronósticos para contemplar y determinar una salida anticipada de tus productos. En el caso de los camiones, debes realizar inspecciones regularmente para saber que están en perfectas condiciones. Si crees que es algo exagerado, te aseguramos que las consecuencias de operaciones logísticas deficientes te harán cambiar de opinión.
Consecuencias de errores en operaciones logísticas
Productos dañados
Cualquier servicio logístico que contrates debe contar con un almacén, donde la infraestructura sea de alto nivel y transportes óptimos para la distribución de tus productos. Cualquier falla en alguno de éstos y el producto podría correr el riesgo de dañarse. Si esto pasa, olvida que los retailers lo acepten en sus anaqueles.
Pérdida de clientes
Si tus consumidores no encuentran tu producto en las cadenas comerciales, por cualquier razón, ya sea que te retrases en algunas entregas o te rechacen el producto, fácilmente podrán elegir a la competencia.
Malas relaciones con cadenas comerciales
La mayoría de las cadenas comerciales tienen especificaciones estrictas de cada producto que reciben para colocar en sus anaqueles. Si no las cumples al pie de la letra, podrías perder un gran mercado. Garantizar el cumplimiento y contar con una excelente relación con las cadenas comerciales, son fundamentales para que tu cadena de suministro tenga éxito.
Pérdida económica
Cada una de las operaciones logísticas que realices conlleva una inversión económica. Decimos “inversión” cuando todo sale según lo planeado, pero si cometes errores regularmente, podrían convertirse en un gasto innecesario. Por eso es que una compañía debe invertir en un servicio logístico impecable, de esta manera ayuda a aumentar la rentabilidad de la empresa.
Estas consecuencias son graves y pueden resultar de errores que no suenen como una gran falla. Es la importancia de llevar a cabo operaciones logísticas impecables, cualquier error puede resultar en una tragedia para la empresa a corto, mediano o largo plazo.
Errores comunes en operaciones logísticas
Algunos de los errores más comunes que existen dentro del proceso logístico son los siguientes:
1. Errores en los productos entregados
Previamente a la distribución de tu producto a alguna cadena comercial, ésta te hace llegar sus especificaciones de entrega. Si no cumples con ellas, la devolución del producto será instantánea. Y si esto se vuelve regular, quizá tu reputación como marca irá disminuyendo y tu imagen quedará manchada. Estos errores generalmente incluyen:
- Etiquetado deficiente
- Colocación de precios incorrectos
- Errores en los códigos
- Entrega de productos dañados
- Entrega incompleta de productos
2. Pérdida de inventarios
Un error común es que se pierdan los inventarios durante la transportación o el almacenaje de los productos. El que sea un error “común”, no quiere decir que sea lo correcto, ni quiere decir que no se pueda evitar. Por ejemplo, en CINLAT Logistics contamos con software especializado para el manejo de inventarios, además de elementos de seguridad de clase mundial.
Esto quiere decir que debes contratar a un operador logístico que cuente con una infraestructura IT de alto nivel, así como un personal capacitado y procesos especializados para el manejo de cada documento proporcionado por el cliente. ¿Por qué? Porque sabemos la importancia de este tipo de documentos y sabemos que una pérdida puede retrasar toda la operación logística, además de proyectar una imagen negativa ante nuestros clientes.
3. Incumplimiento de entregas
La falta de profesionalismo en las entregas puede resultar en graves afectaciones comerciales a mediano o largo plazo. Nunca digas “un error le pasa a cualquiera”, mejor analiza qué fue lo que sucedió y asegúrate de que no vuelva a suceder. Recuerda, las cadenas comerciales no aceptan pretextos de ningún tipo.
Si te retrasas en las entregas o en el peor de los casos, no cumples, mejor opta por contratar especialistas que se encarguen de todo el proceso logístico. Más vale que inviertas desde el principio en un operador logístico que pueda brindarte una gran reputación frente a los retailers, que seguir en el mismo camino y hacer que tu marca gane una imagen negativa frente a ellos. Además de seguir perdiendo dinero en errores absurdos.
4. Personal no calificado
Si tu personal no está correctamente capacitado, ésta puede ser la fuente de muchos más problemas para tu empresa. La importancia de tener gente capacitada se debe a que tu producto estará en sus manos, y si no le dan el manejo adecuado, podría traerte errores constantes en tu cadena de suministro.
Otro aspecto, es que necesitarán tener conocimientos del software apropiado para llevar a cabo tu operación logística. Algo que ya es indispensable para optimizar cada proceso. Necesitas gente capacitada que se encargue del transporte, el recibo, la gestión de normatividad, el etiquetado, almacenaje, el manejo de las órdenes de compra, inventarios, etc.
Si no cometes estos errores, vas en buen camino para realizar operaciones logísticas exitosas. Pero si los errores son constantes, entonces piensa seriamente en contratar al operador logístico indicado para el giro de tu empresa.
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10 Formas de llevar a cabo la operación logística puerta a puerta
El envío y la recepción de productos de forma eficiente y eficaz es todo un reto con el que nadie quiere lidiar ya que presenta ciertos procedimientos, desde burocráticos hasta logísticos que pueden hacer de esta actividad un verdadero dolor de cabeza. A continuación, se muestra una lista de soluciones para los problemas más comunes que existen en la operación logística puerta a puerta para lograr que este proceso sea óptimo y la mercancía enviada llegue en las mejores condiciones.
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Soluciones para los problemas más comunes que existen en la operación logística puerta a puerta
1) Preparación del producto
La preparación del producto es un proceso que va desde la orden de compra hasta el embalaje y es algo a lo que muchas compañías no le dan la suficiente relevancia. Sin embargo, muchas veces es la principal característica que garantizará la seguridad de los productos y entrega exitosa de la mercancía. Además, muchas cadenas comerciales tienen condiciones especiales de preparación del producto.
La mejor forma de garantizar que la preparación del producto sea óptima es asegurándose de que la compañía que lleva a cabo la operación logística puerta a puerta tenga las condiciones necesarias para el acondicionamiento de la mercancía, esto evitará problemas como mal embalado, que el pedido sufra daños en el camino o que la presentación final no sea la esperada.
2) Entregas a compañías transportistas
En muchas ocasiones, una mercancía enviada puede no llegar al cliente final, por lo que el proceso completo de la operación logística puerta a puerta no se termina de concretar y se presentan inconvenientes como:
- Los productos suelen estar sujetos a condiciones de almacenamiento con posibilidad de pérdida.
- El cliente no adquiere el producto por presentar daños visibles.
- Se pone en peligro la reputación de la compañía al no cumplir con los compromisos de entrega y pueden perder varias posibilidades de venta.
Algo que puede ayudar a ambas partes a evitar estos problemas, es garantizar entregas con compañías transportistas especializadas y formales. Esta tercera intervención puede ocasionar un alivio por parte del cliente y de la compañía. Al seleccionar a una compañía de transporte profesional y adecuada ambas partes, proveedores y clientes salen ganando.
3) Logística inversa para devoluciones
La operación logística puerta a puerta inversa cumple con el objetivo de recolectar la mercancía de los clientes y llevarla al proveedor original, esto puede ser muy conveniente para empresas de comercialización que trabajan tanto en el retail tradicional como con e-commerce, ya que una de muchas ventajas suele ser la posibilidad de devolución por parte del cliente en caso de que cambie de opinión con respecto al producto.
El problema se presenta cuando la compañía no cuenta con una logística bien organizada para las devoluciones, y en este caso, empresas como CINLAT Logistics tienen un gran programa de logística inversa especializado que pueden ahorrarle más de un dolor de cabeza al cliente y a la cadena comercial.
4) Gestión de normatividad
La operación logística puerta a puerta internacional permite un flujo de mercancías muy importante a nivel mundial. El problema se presenta cuando no se cuenta con la documentación necesaria para ingresar a la aduana de un país en específico o del destino al que va dirigida la mercancía.
Sin duda, esto es un problema grave que puede ocasionar la incautación del producto, y estancar un proceso comercial importante. Estos problemas pueden evitarse de la siguiente forma:
- Con la ayuda de una gestión de normatividad, como eje principal.
- Contar con una asesoría ideal para casos de envíos a países que cuenten con una legislación específica.
- Tener la documentación correcta para cumplir con los requerimientos de importación y comercialización de cada país.
Esto puede permitir un flujo de importación más funcional y sin inconvenientes. Esto también establecerá una relación de confianza entre la empresa comercializadora y las autoridades de un país, sin afectar al cliente final.
5) Sistema de control de tráfico
La operación logística puerta a puerta puede llegar a ser muy compleja, especialmente si se trata de importantes volúmenes de mercancía. Sin un control y monitoreo constante de la mercancía pueden ocasionar dificultades, tales como:
- Problemas en la operación logística y de importación.
- Presentarse pérdidas de la mercancía.
- Costos ocultos, los cuales no están considerados.
La solución más inmediata es contar con un sistema de control de tráfico que permita al cliente y a la empresa rastrear al producto en las diferentes etapas de la distribución (aduanas) donde se encuentre, con la finalidad de estimar el tiempo de llegada.
6) Control de inventario
El control de inventario es una de las actividades que suelen solucionar muchos problemas en empresas logísticas de importación, ya que el control de inventario puede ayudar a saber el estatus y ubicación de toda la mercancía que se haya enviado y que se está por entregar está a salvo y lista para los clientes. Además, el control de inventario ayuda a resguardar los productos y a evitar que se pierdan.
7) Protección y seguridad de la mercancía
También es importante contar con seguros y con herramientas que ayuden a resguardar la mercancía en el almacén mientras espera ser entregada. En los servicios de CINLAT Logistics se pueden encontrar ciertas herramientas que ayudan a monitorear y a vigilar el almacén donde se encuentran resguardados los productos de las empresas. Estas herramientas son conocidas como:
- Sistemas y protocolos integrales de seguridad.
- Capacitación al personal en materia de seguridad de la mercancía.
8) Comunicación con el cliente
Uno de los tantos inconvenientes de las empresas de comercio es que tienen un límite en la comunicación con el cliente y esto es uno de los aspectos que más se deben cuidar, ya que el cliente aprecia la comunicación continua y transparencia en los procesos de su proveedor de servicios logísticos. Contar con un buen canal de comunicación con ellos podrá mejorar la recepción del servicio. Por lo cual la empresa será muy recomendada en el futuro y ayudará a tener nuevos clientes de gran valor.
9) Impresión de facturas
La correcta impresión de facturas es uno de los servicios clave de un operador logístico para llevar a cargo una operación logística puerta a puerta completa y eficaz. Sin embargo, hay que tener un sistema que permita generar o recibir las facturas de sus clientes sin errores; en caso de que se presenten errores que puedan solucionarse de forma eficaz y rápida.
10) Cross Dock
Este término se utiliza para definir una práctica que consiste en pasar los productos de un destino a otro sin tener que almacenarlos, esto permite tener una operación muy ágil y sin tener que almacenar producto, de modo que se opera con cero inventarios almacenados.
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